初めての幹事 大事なこと・コツ
会社での歓迎会や送迎会、プライベートでの同窓会など突然幹事を押しつられちゃうことがあるかもしれません。いえあるんです！
幹事なんて誰もしたくないですよね？ 面倒くさいし でも、その面倒くさいことやり遂げると人は成長します。
やーまだ君。
君に新人歓迎会の幹事を任せたいんだがね
いたしません
やーまだ君。
そうはいかんざき！
やらせていただきます・・・
やーまださん。
そんな悲壮感丸出しな顔はやめてください！
わたし、アド・バイコがお手伝いさせていただきます。
アドさん！
ありがとうございます。
お任せください。
幹事をスムーズに行えるポイントは
大きく5つなんです。
では、コツをお教えしましょう～
押さえるポイントは5つ
- 参加候補者の出欠確認
- 日程調整
- お店（会場）選び
- 会費の徴収
- 当日の進行
1.参加候補者の出欠確認
飲み会のキーパーソン(主賓)となる人物から出欠を確認していきましょう。
キーパーソンの確認が取れれば、役員や上司そして同僚の出欠確認を取ります。それぞれ仕事の予定もあると思いますので、遅くても一ヶ月前から準備しておくことが大事ですね。人数が多数の場合は確認も大変です。日程調整ツールを活用するのもいいかもしれません。
ただし、主賓や役員は直接確認することが望ましいと思います。
出欠の確認を終えたら、参加者一覧チェックシートを作成しましょう。エクセルで作成するのが楽だと思います。チェックシートには参加/不参加の明記、連絡先、会費の受領は必ず記入しましょう。主賓や役員の「飲み物」「食べ物」の好みも記入すると、気の利く幹事と思われるのではないでしょうか。
日程調整ツールを賢く使っていきましょう。
こんなツールがあるんですね。
今回、人数が多いので便利そうです。
わしは参加やで
2.日程調整
日程調整は主賓の予定を第一に合わせます。
そして、役員・上司・同僚の順ですね。この主賓というのは歓送迎会でいう新人さんや退職される方、何かを祝われる方です。忘年会や新年会や交流会のような飲み会の場合は社長もしくは上役の日程を第一に合わせていきます。
日程調整は時間がかかればかかるほど合わせるのが難しくなるため、幹事であるあなたが一気に決断しましょう。
日程調整に時間をとられると、後々仕事の都合上参加できない方
が出てきたりしますので、日にちが決まったらすぐにメール等で
お知らせしましょう
ホウレンソウですね！
せやな
3.お店選びと予約
会社や部署により予算があると思いますので、予算の範囲内でみなさんが満足してもらえるようなお店を選んでいきましょう。ご自分の知っているお店、行きつけのお店、インターネットを活用し、さまざまなグルメサイトを比較していけばよいのではないでしょうか。
日程調整時に、ある程度の飲み物食べ物の愛好を確認しているはずなので、それらを踏まえてお店を選びましょう。
お店の候補を見つけられたら、一度足を運んで実際に飲食してみたほうがよいです。サイトや雑誌では感じられなかった雰囲気がわかります。
料理はコースにするのかアラカルトで頼むのか、飲み放題があればそれにするか
コース料理や飲み放題をつけることができれば予算を抑えることができますね
お店の予約が完了したら参加者に
- 開催日時
- 店名、住所、電話番号
- 参加費
- お店の地図
を連絡しましょう。
掲示物を張り付けられる場所があれば、A4またはA3サイズで印刷して、いつでも目につく状態を作っておくのもいいですよ。
お店の予約で確認するリスト
・日時 ・人数 ・料理 ・キャンセルや人数の増減について
予約ができたら
・開催日時 ・4店名 ・住所 ・電話番号 ・お店の地図
をお知らせすることが大事です。
地図サイトのurlをQRコード化して添付するのもおすすめです。
なるほどですね。
部長に少しカンパしていただけるように
お願いしてみます。
4.会費の徴収
飲み会当日に徴収を行うとただでさえバタバタした状況ですので
それに必要な金額のお釣りを用意できているとは限りません。
会費の徴収は飲み会前日までには済ませておきましょう。
私個人の考えですが、建て替えて払う人間が損をしてはいけないと思っています。
ですから「参加者一覧表」に会費の受領欄を作りしっかり確認しましょう。
会費を払った、受け取っていないのやりとりはしたくないですもんね。
5.当日の進行
- 席順について
主賓やトップの人を「上座」に誘導し、幹事や若手社員は「下座」に座るように心得ておきましょう。 - フランクな雰囲気でも大丈夫な場合は、細かい席順をくじ引きで決めたり、途中で席替えしたりするのと普段関わりがない方と交流できるチャンスになりますね。
全体の流れ
進行役のあいさつ
↓
上役のあいさつ
↓
乾杯の音頭
↓
歓談
↓
主賓のあいさつ
↓
閉会のあいさつ
まとめ
日程調整ツールにはこのようなものがあります。
いろいろお試しになって、ご自分が使いやすいものをお使いくださいね！
人数の多い飲み会など幹事が大変な思いをすることが多いかもしれません。
でも、困ったあなたを助けてくれる人は近くに必ずいます。
しんどくなる前に、周りを巻き込んで楽しい飲み会を開いてくださいね
